کاربرد هاست ایمیل در مدیریت کسب و کار دیجیتال چیست؟
به گزارش همیار مشاوره، سرویس هاست ایمیل یا (Email Hosting) سرویسی است که کارکرد متفاوتی از میزبانی وب دارد. سرویس های هاست ایمیل رایگان بسیار زیادی وجود دارند که برای استفاده های شخصی بسیار پر کاربرد هستند. اما وقتی صحبت از استفاده از ایمیل های تجاری می گردد، فقط یک راهکار وجود دارد و آن هم استفاده از سرویس های میزبانی ایمیل است. در این مقاله به آنالیز کاربردهای میزبانی رایانامه خواهیم پرداخت.
هاست ایمیل چیست؟
به طور کلی یک سرویس میزبانی ایمیل یا سامانه میزبانی رایانامه به شما امکان می دهد یک فضای اختصاصی برای ارسال و دریافت ایمیل های تجاری یا حتی شخصی خود اجاره کنید. اگر مالک یک دامنه هستید و احتیاج دارید با نام دامنه خود یک آدرس ایمیل داشته باشید، کافی است هاست ایمیل بخرید. اما سوالی که باقی می ماند این است که دقیقاً کاربرد این هاست ایمیل چیست؟
با خرید هاست ایمیل چه امکاناتی در اختیار کاربران قرار می گیرد؟
در بیشتر شرکت های هاستینگ ، با خرید سرویس میزبان وب، امکان ایجاد اکانت ایمیل و استفاده از سرویس ایمیل هم برای فراهم می گردد. در این موارد، فضای دیسکی که برای ارسال و دریافت ایمیل در اختیار شما قرار می گیرد، با فضای میزبانی وب شما مشترک است. بنابراین محدودیت های زیادی در ارسال و دریافت و ذخیره سازی فایل ها خواهید داشت. بعلاوه در استفاده از این نوع سرویس ها، شما محدودیت بالایی در تعداد ایمیل های ارسالی روزانه خواهید داشت.
بعضی سرویس ها مانند(Namecheap) وجود دارند که به صورت رایگان یک فضای میزبانی ایمیل در اختیار شما قرار می دهند. همانطور که قبلاً هم اشاره شد، این سرویس ها برای استفاده شخصی مناسب هستند امابرای استفاده های تجاری هرگز توصیه نمی شوند.
چرا سرویس های رایگان ایمیلی برای استفاده تجاری کاربردی نیستند؟
اگر می خواهید ایمیل های تجاری داشته باشید و امنیت و حفظ اطلاعات ایمیل ها برای شما اهمیت دارند،بهتر است یک سرویس میزبانی مخصوص ایمیل تهیه کنید. سرویس های میزبانی ایمیل حرفه ای، مخصوص ارسال و دریافت ایمیل راه اندازی شده اند و تمام موارد امنیتی در آن ها رعایت شده است.
در استفاده از این سرویس ها، می توانید به راحتی اکانت های ایمیل خود را مدیریت کنید، بعلاوه دسترسی فیلتر کردن ایمیل ها به عنوان هرزنامه یا اسپم را نیز خواهید داشت.
در سرویس های میزبانی ایمیل، می توانید حجم فضای مورد احتیاج را با توجه به اندازه فایل های ارسالی و دریافتی خود تهیه کنید. نگرانی در خصوص نگهداری ایمیل های خود نداشته باشید. با داشتن یک سرویس میزبانی ایمیل می توانید حرفه ای بودن برند خود را به کاربران نشان بدهید.
تفاوت هاست وبسایت و هاست ایمیل چیست؟
انواع مختلفی از سرویس های میزبانی وجود دارد که دو نوع پر هوادار آن، سرویس های میزبانی وب و ایمیل هستند. سرویس های میزبانی وب و ایمیل به طورکلی با یکدیگر متفاوت هستند.
سرویس های میزبانی وب برای نگه داری فایل ها و داده های وب سایت ها طراحی شده اند. به طور خلاصه، میزبانی وب همیشه دامنه شما که چیزی شبیه به yourdomain.com است را فراخوانی می نماید. یعنی زمانی که کاربران نام دامنه شما یا کلمات کلیدی صفحات سایت شما را در مرورگر تایپ می نمایند، صفحاتی که روی سرویس میزبانی وب ساخته اید را ارائه می نماید. درحالی که میزبانی ایمیل، از سروری که رایانامه سازمانی شما یعنی [email protected] داده ها را فراخوانی می نماید و محتوای مربوط به رایانامه در آن ذخیره می گردد.
- سرویس میزبانی وب
یک سرویس میزبانی وب در واقع سرویسی است که فضایی را برای راه اندازی وبسایت در اختیار شما قرار می دهد. به بیان ساده تر، این سرویس ها به شما ارائه می شوند تا بتوانید محتوای وبسایت خود را در آن بارگذاری کنید تادر سراسر اینترنت نمایش داده گردد.
بعضی سرویس های میزبانی وب ممکن است امکان میزبانی ایمیل را نیز داشته باشند. اما همانطور که قبلا هم اشاره کردیم، استفاده از ایمیل در این سرویس ها محدودیت های زیادی دارد.
- سرویس میزبانی ایمیل
سرویس هاست ایمیل، یک سرویسجانبی از میزبانی وبسایت است. این نوع سرویس برایشما امکان ساخت آدرس های ایمیل اختصاصی و انجام تنظیمات سفارشی را ایجاد می نماید. با استفاده از سرویس میزبانی ایمیل می توانید به صورت گسترده به ارسال و دریافت ایمیل بپردازید، بدون این که نگران امنیت ایمیل های سازمانی خود باشید.
ویژگی های هاست ایمیل
تا این جای کار هاست ایمیل و هدف استفاده از آن روشن است. اما بیایید کمی شفاف تر عملکرد این سروریس را آنالیز کنیم. و به طور خاص ویژگی های آن را آنالیز کنیم:
- تخصیص آدرس ایمیل شرکتی رسمی
در استفاده از سرویس های ایمیل رایگان مانند gmail، yahoo و … شما می توانید هر آدرس ایمیلی تحت عنوان gmail یا yahoo و … ایجاد کنید. اصلی ترین ویژگی که سرویس های میزبانی غیر رایگان در اختیار شما قرار می دهند، امکان استفاده از نام دامنه منحصر به فرد کسب و کارتان است. به عبارت دیگر شما می توانید آادرس ایمیلی به شکل email@yourdomain ایجاد کنید که youdomain همان نام دامنه ای است که قبلا ثبت نموده اید و تحت مالیک شماست.
- مدیریت آنلاین و ساده سرویس
سرویس ایمیلی که به صورت اختصاصی ایجاد نموده اید، مشابه سرویس های ایمیل رایگان کار می نمایند و شما می توانید به هر آدرس گیرنده معتبری ایمیل ارسال و یا دریافت کنید. دسترسی به سرویس های میزبانی ایمیل، به وسیله برنامه های آنلاین تحت وب انجام می گردد. به طور مثال در سرویس میزبانی ایمیل لیموهاست با داشتن نام کاربری و رمزعبور اکانت ایمیل خود، به برنامه آنلاین وب میل دسترسی داشته باشید. علاوه بر این امکان اتصال آدرس های ایمیل به نرم افزارهای ارسال ایمیل مانند اوتلوک و … نیز وجود دارد.
- فیچرهای داخلی حرفه ای
با استفاده از هاست ایمیل ویژگی های دیگری از جمله فیلتر کردن، مسیریابی مجدد و تکرار ارسال ایمیل های فرستاده نشده بهره ببرید. با یاری این ویژگی ها می توانید از دریافت ایمیل های اسپم و ایمیل هایی که از طرف فرستنده های جعلی ارسال شده اند، جلوگیری کنید. بعلاوه اگر به هر دلیلی ایمیل ارسال شما به گیرنده نرسیده باشد، سرویس میزبان ایمیل مجدد برای ارسال ایمیل کوشش می نماید.
علاوه بر این در سرویس های هاست ایمیل اختصاصی، امکان انجام تنظیمات امنیتی با توجه به احتیاج شما وجود دارد. بنابراین با استفاده از این سرویس، دیگر لازم نیست نگران امنیت ایمیل های سازمانی خود باشید.
کاربرد هاست ایمیل حرفه ای
ما نمی توانیم روال روزمره زندگی خود را بدون چک کردن ایمیل های خود تصور کنیم. بیشتر افراد به خصوص افراد شاغل، حداقل هر چند روز یکبار ایمیل های خود را چک می نمایند. افراد عموماً بر اساس سادگی رابط کاربری ارائه دهندگان سرویس های ایمیل، یک میزبان مناسب برای ارسال و دریافت ایمیل های خود انتخاب می نمایند.
اگر از سرویس های ایمیل رایگان استفاده می کنید اما علاقمند به داشتن تجربه کاربری بهتری هستید، پیشنهاد می کنیم استفاده از سرویس های ایمیل غیر رایگان را امتحان کنید. برای هر کسب و کار کوچک و بزرگی، استفاده از ایمیل سازمانی پیشنهاد می گردد. زیرا با استفاده از یک ایمیل سازمانی اختصاصی، کسب و کار شما هر چند کوچک باشد، حرفه ای تر به نظر می رسد.
به طور کلی با توجه به ویژگی های و امکاناتی که سرویس های هاست ایمیل در اختیار کاربران قرار می دهند، بیشترین کاربرد هاست ایمیل برای سازمان ها و شرکت هایی است که ارسال و دریافت بدون وقفه و امنیت ایمیل ها برای آن ها بسیار اهمیت دارد.
جمع بندی
یکی انواع مهم سرویس های میزبانی، هاست ایمیل (Email Hosting) است. هاست ایمیل یک فضای اختصاصی به همراه تنظیمات مختص ارسال و دریافت ایمیل را در اختیار شما قرار می دهد که با استفاده از آن می توانید بدون هیچ نگرانی به ارسال و دریافت ایمیل بپردازید. در این مقاله در خصوص ویژگی های هاست ایمیل و کاربردهای این سرویس صحبت کردیم و دیدیم برای هر کسب و کاری، استفاده از ایمیل سازمانی ضروری است. استفاده از ایمیل های سازمانی نه تنها حرفه ای بودن شما را نشان می دهد، بلکه مزایای بسیار دیگری را نیز برای کسب و کار شما در پی دارد.
منبع: فوت و فن